ในการทำงานสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการสื่อสารที่เข้าใจตรงกันทั้งผู้พูดและผู้ฟัง เพื่อให้ทุกคนมีข้อมูลชุดเดียวกัน เพื่อให้ทุกคนรับรู้เป้าหมายหลักของบริษัท สิ่งที่เปลี่ยนแปลงในบริษัท หรือการติดต่อประสานงานระหว่างแผนก หรือการติดต่อกับบุคคลภายนอก เช่น ลูกค้า หรือ คู่ค้า หากตัวบุคคลไม่สามารถถ่ายทอดสารที่ตัวเองต้องการจะสื่อออกไปได้จะทำให้การทำงานติดขัดหรือไม่ได้ผลลัพธ์ที่ควรจะเป็น วิธีการสื่อสารในทำงานให้เข้าใจควรเริ่มต้นดังต่อไปนี้
- ฟังและทำความเข้าใจสารของตัวเองอย่างมีสมาธิ เมื่อเรารับคำสั่งจากเจ้านายหรือเมื่อได้รับการเทรนจากรุ่นพี่ การฟังอย่างมีสมาธิจะทำให้รับสารได้มากขึ้น และจดจำได้มากขึ้น
- ทำความเข้าใจสารที่ตัวเองต้องการสื่อก่อน ตรวจสอบตัวเองในทุกสารที่ตัวเองต้องการส่งออกไป หรือตรวจสอบตัวเองอีกครั้งว่าตัวเองเข้าใจเรื่องราว เนื้องานทั้งหมดที่รับมาแล้วหรือไม่ โดยการตั้งคำถามตัวเองง่าย ๆ ว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ทำไม เกิดปัญหาขึ้นไหม ปัญหาที่เกิดขึ้นเกิดจากอะไร เมื่อเราสามารถตอบคำถามเหล่ากับตัวเองได้แล้ว เราจะสามารถสื่อสารได้เอง การสื่อสารด้วยประโยคที่ไม่มีประธาน กริยา กรรม ครบถ้วนทำให้เกิดความสับสนได้
- สอบถามเพิ่มเติมทันทีหากยังไม่เข้าใจสารที่รับมา หลายครั้งที่เรารับคำสั่ง หรือการเทรนมาแล้วเราไม่ได้เข้าใจอย่างท่องแท้ หากเป็นกรณีนี้ควรกลับไปทบทวนตัวสารหรือสอบถามเพิ่มเติม เพราะถ้าไม่เข้าใจสารที่ตัวเองต้องการจะสื่อ ย่อมไม่สามารถสื่อสารออกไปได้
- ถามตัวเองก่อนว่าผลลัพธ์หรือจุดประสงค์ที่ต้องการได้จากการสื่อสารครั้งนี้คืออะไร การที่เราไม่รู้จุดประสงค์ของเราในการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่ง จะทำให้เรางงตัวเอง จะทำให้ความสับสนเกิดขึ้นแม้กับตัวเอง และทำให้ไม่รู้ว่าควรทำอย่างไร พูดอย่างไรต่อไป การถามตัวเองก่อนว่าจุดประสงค์ของตัวเองคืออะไร จะสามารถทำให้สื่อสารได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้เรียบเรียงเนื้อหาที่จะใช้ในการสื่อสารได้ดีขึ้น ซึ่งจะทำให้เลือกวิธีการได้ดีขึ้นด้วย
- เลือกวิธีการสื่อสารให้เหมาะสม ในการสื่อสารเพื่อให้งานสามารถดำเนินต่อไปได้สามารถทำได้หลายช่องทาง หากเป็นการถามงานอาจจะเดินไปถามที่โต๊ะหรือใช้แอพพลิเคชั่นในการช่วยสื่อสาร แต่หากเป็นการประกาศ นัดประชุม หรือติดต่อประสานงานกับแผนกอื่น อาจจะใช้อีเมล์ในการสื่อสาร เพื่อไม่ให้การสื่อสารคลาดเคลื่อนและแจ้งข้อมูลได้ทีละหลายคน
- เข้าหาให้ถูกจังหวะ หากการสื่อสารที่ต้องการให้เกิดขึ้นคือการเดินไปที่รุ่นพี่แผนกอื่นหรือห้องอื่น ตอนที่เข้าไปหาเพื่อเริ่มต้นการสื่อสาร ควรสังเกตก่อนว่าเขาทำอะไรอยู่ ถ้าหากว่าเขากำลังประชุมทางไกลผ่านทางอินเตอร์เน็ต หรือกำลังปรึกษางานอยู่กับคนอื่นอยู่ เราควรรอก่อนหรือกลับออกมาแล้วไปหาใหม่ภายหลัง การแทรกตัวเข้าไปในบทสนทนาของคนอื่นหรือการพูดแทรกบทสนทนาของคนอื่น อาจจะทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้
เมื่อการสื่อสารในองค์กรมีประสิทธิภาพเสมอจะทำให้ทุกส่วนงานดำเนินงานไปได้อย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น ทำให้ย่นระยะเวลาในการทำงานได้มากขึ้นด้วย เพราะหากสื่อสารไม่ตรงกัน ในบางกรณีอาจจะต้องทำจัดประชุมขึ้นใหม่หลายรอบ เป็นการเปลืองทรัพยากรและเวลาของบุคลากรในองค์กรได้